Tietopyynnöt

Kun tenantin käyttäjä pyytää omien tietojensa kopiota (GDPR art. 15) tai niiden poistoa (art. 17), prosessi kulkee tenantin adminin ja tunnuspalvelun ylläpidon yhteistyönä — kumpaakaan toimintoa ei tällä hetkellä käynnistetä suoraan admin-paneelista.

Vastuunjako

1. Tenantin admin varmistaa pyytäjän henkilöllisyyden. Tämä on tenantin oma vastuu — pyynnön toteuttaminen varmentamattomalle pyytäjälle olisi itsessään tietoturvaloukkaus.
2. Tenantin admin välittää pyynnön tunnuspalvelun ylläpidolle käyttäjän tunnisteineen (sähköposti tai käyttäjä-UUID admin-paneelin käyttäjäsivulta).
3. Ylläpito toteuttaa viennin tai poiston ja vahvistaa toteutuksen tenantin adminille.

Tavoitevasteaika on 30 päivää pyynnöstä (GDPR art. 12(3): “ilman aiheetonta viivytystä, kuukauden kuluessa”).

Tietojenvienti (art. 15)

Vienti tuottaa yhden JSON-dokumentin, joka sisältää kaiken käyttäjästä tallennetun henkilötiedon: profiili- ja yhteystiedot, ulkoiset identiteetit (esim. Google-linkitys), suostumukset, organisaatio-, ryhmä- ja roolijäsenyydet sekä viittaukset käyttäjän audit-tapahtumiin (tapahtuman tyyppi ja ajankohta — ei muiden käyttäjien tietoja). Kirjautumistunnisteet (passkeyt, TOTP) raportoidaan vain olemassaolona ja metatietoina — ei koskaan itse salaisuutta.

Poisto (art. 17)

Poisto on hybridi:

• käyttäjän henkilötiedot ja kirjautumistunnisteet poistetaan pysyvästi
• käyttäjän audit-lokimerkinnät säilytetään mutta anonymisoidaan — käyttäjän tunniste korvataan kiinteällä “poistettu käyttäjä” -tunnisteella, joka on erotettavissa sekä alkuperäisestä käyttäjästä että järjestelmätapahtumista, joilla ei koskaan ollut toimijaa
• jos poistettava käyttäjä on luonut organisaation tai lähettänyt kutsuja, nämä eivät jää orvoiksi: omistajuus siirretään tenantin sisäiselle “poistetun käyttäjän” tekninen käyttäjälle, jotta tenantin oma data (organisaatiot, kutsuhistoria) säilyy ehjänä
• käyttäjälle itselleen osoitettu, vielä hyväksymätön kutsu poistetaan kokonaan, koska se sisältää hänen sähköpostiosoitteensa

Poisto on peruuttamaton.

Mitä tenantin admin voi tehdä itse juuri nyt

Admin-paneelin Käyttäjät-osion poisto-toiminto (ks. Käyttäjät) poistaa käyttäjärivin, mutta se ei ole sama asia kuin tämän sivun GDPR-poisto: se ei anonymisoi audit-lokia, eikä sillä ole vastaavaa vahvistusvelvoitetta. Käytä sitä tavallisessa käyttäjähallinnassa (esim. henkilö on lähtenyt organisaatiosta); käytä GDPR-poistoa, kun kyseessä on nimenomainen rekisteröidyn pyyntö poistaa hänen tietonsa.