Tietosuoja ja GDPR
Käsitellyt henkilötietokategoriat
Osio nimeltä “Käsitellyt henkilötietokategoriat”| Kategoria | Esimerkkejä |
|---|---|
| Perustiedot ja yhteystiedot | Sähköposti, nimi, puhelinnumero, vahvistustilat |
| Profiilitiedot | Lempinimi, profiilikuva, kieliasetus, yritys, osoite |
| Federoidut identiteetit | Linkki ulkoiseen identiteettiin (esim. Google), kun käytössä |
| Suostumukset | Mille sovellukselle mitkäkin scopet on hyväksytty |
| Tunnistautumisvälineiden metatiedat | Passkeyn nimi ja luontiaika, TOTP:n käytössäolo — ei koskaan itse salaisuutta selkokielisenä |
| Organisaatio-, ryhmä- ja roolijäsenyydet | Mihin organisaatioihin, ryhmiin ja rooleihin käyttäjä kuuluu |
| Audit-loki | Turvallisuus- ja hallintatapahtumat: tapahtumatyyppi, ajankohta, tekijä, kohde, IP-osoite, selain |
Lyhytikäiset, itsestään vanhenevat tiedot (esim. kertakäyttöiset kirjautumislinkit, authorization codet, väliaikaiset istunnot) eivät vaadi erillistä säilytyskäytäntöä — ne poistuvat automaattisesti vanhenemisajan umpeutuessa.
Säilytysajat
Osio nimeltä “Säilytysajat”- Käyttäjätili: säilyy tilin elinajan, kunnes se poistetaan tai käyttäjä pyytää poistoa (ks. alla).
- Audit-loki: oletuksena 365 vuorokautta koko palvelun laajuisena asetuksena. Päivittäinen taustaprosessi poistaa määräajan ylittäneet lokirivit pysyvästi. Tenantkohtaista säilytysajan muokkausta ei tällä hetkellä ole itsepalveluna saatavilla — sama oletusaika koskee kaikkia tenantteja.
Rekisteröidyn oikeudet
Osio nimeltä “Rekisteröidyn oikeudet”Tietojen vienti (GDPR 15 artikla) ja poisto (GDPR 17 artikla) eivät ole itsepalvelutoimintoja tai HTTP-rajapintoja, joita loppukäyttäjä tai tenant-admin voisi käynnistää itse käyttöliittymästä. Ne toteutetaan tunnuspalvelun ylläpidon toimesta tenant-adminin varmennetun pyynnön perusteella. Käytännön kulku tenant-adminille: Tietopyyntöjen käsittely.
- Vienti: kaikki käyttäjän henkilötiedot kootaan yhdeksi dokumentiksi. Tunnistautumisvälineet raportoidaan vain olemassaolo- ja metatietoina (esim. onko TOTP käytössä, passkeyn nimi) — itse salaisuutta ei koskaan sisällytetä vientiin.
- Poisto: käyttäjän henkilötiedot ja tunnistautumisvälineet poistetaan pysyvästi. Audit-loki säilytetään turvallisuusrekisterinä, mutta poistetun käyttäjän tunniste korvataan audit-lokissa erillisellä, muista tapahtumista erottuvalla merkinnällä — lokista ei siis voi enää päätellä, kuka käyttäjä alun perin oli.
Kävijämäärien laskenta
Osio nimeltä “Kävijämäärien laskenta”Kun palvelin lähettää selaimelle kirjautumis-, tili- tai hallintasivun, se ilmoittaa sivulatauksesta OpsBeaveriin. OpsBeaver on oma seurantapalvelumme, ja se toimii samalla EU-infrastruktuurilla kuin tunnuspalvelu.
Samoilla säännöillä lasketaan myös kirjautumiset asiakkaidemme omissa kirjautumisosoitteissa: IP-osoitetta ei tallenneta, polussa olevat tunnisteet korvataan paikkamerkillä, eikä parametrien arvoja lähetetä, paitsi utm_*-kampanjatunnisteiden.
Ilmoitukseen tulee sivun osoite (polku ja parametrien nimet mutta ei niiden arvoja; polun tunnisteet, kuten käyttäjä-, organisaatio- ja kutsutunnisteet, sekä sähköpostiosoitteet korvataan paikkamerkillä), kampanjatunnisteet (utm_*), viittaavan sivuston osoite ilman polkua, vastauksen tilakoodi, selaimen tunnistemerkkijono (user agent) ja IP-osoite. IP-osoitteesta ja selaimesta lasketaan salaisen avaimen avulla kävijätiiviste, joka vaihtuu päivittäin ja viikoittain. IP-osoitetta ei tallenneta.
Laskentaa varten laitteellasi ei ajeta mitään eikä sieltä lueta mitään, joten siihen ei pyydetä suostumusta. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tietää, kuinka moni palvelua käyttää (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Jos selaimesi lähettää Global Privacy Control -signaalin, sivulatauksesta ei ilmoiteta. Robottien ja hakukoneiden käynnit lasketaan erikseen, eivätkä ne sekoitu ihmisten käynteihin. Kirjautumisprotokollan välivaiheista (kuten /authorize, /logout ja ulkoisten tunnistautumispalvelujen paluuosoitteet) sekä rajapinta- ja token-kutsuista ei ilmoiteta lainkaan.
EU-hosting
Osio nimeltä “EU-hosting”tunnuspalvelu on hostattu EU:ssa. Tarkempi kuvaus infrastruktuurista: Hosting ja saatavuus.
Alihankkijat
Osio nimeltä “Alihankkijat”Henkilötietojen käsittelyyn osallistuu seuraavia alihankkijakategorioita:
- Sähköpostin toimituspalvelu (magic link -linkkien lähetys)
- Tekstiviestien toimituspalvelu (SMS-magic link -linkkien lähetys)
- Pilvi-infrastruktuuri (palvelinkapasiteetti, tietokanta ja varmuuskopiointi)
Sopimuskohtaiset tiedot alihankkijoista toimitetaan pyynnöstä osana asiakassopimusta.